Oggi parliamo di CRM, termine che sta ad indicare Customer Relationship Management che tradotto in italiano vuol dire semplicemente “Gestione delle relazioni coi clienti”. L’argomento è molto ampio e complesso in quanto questo termine è molto abusato e si presta a ricoprire una gamma di prodotti, servizi ed esigenze molto, molto varia.
Di fatto, quasi qualunque cosa può essere definita un sistema per relazionarsi coi clienti e gestire le comunicazioni verso di loro.
Per non rendere questo articolo eccessivamente pesante, ho pensato di dividerlo in piccoli capitoli, comodamente accessibili dal menu a lato dell’articolo (se lo vedi da desktop) oppure dall’Indice subito sotto la foto se lo guardi da smartphone, in questo modo potrai andare direttamente alla sezione di tuo interesse. Ovviamente leggendo tutta dall’inizio alla fine avrai una visione più chiara.
A cosa serve un CRM?
Un CRM è un sistema che ti permette di mantenere controllata la tua relazione con i clienti, in particolare i sistemi classici si occupano di monitorare le offerte commerciali, in modo da non perderti eventuali trattative ed importi delle scadenze di ricontatto precise.
Situazione classica: la signorina Violetta ti contatta e ti chiede un preventivo per il suo matrimonio, con una serie di richieste specifiche. Te lo annoti sul tuo block notes preferito ed il giorno dopo gli prepari un preventivo. Oppure viene in Studio da te e glielo fai “al volo”, magari a voce.
La signorina Violetta “scompare” e tu hai perso del tempo per nulla, senza aver modo di capire cosa è andato bene e cosa è andato male. Alla fine dell’anno hai un numero indefinito di “preventivi” inconcludenti su cui non puoi fare nessun tipo di lavoro.
Ecco, un sistema CRM ti obbliga a modificare il tuo approccio al cliente ed alla vendita, dovrai prendere i suoi dati, creare una versione cartacea del preventivo ed inserire nel sistema tutto quello che può servire per aiutarti nella vendita.
Se dopo un lasso di tempo, da te stabilito, Violetta non si fa sentire, potrai mandargli dei follow-up, ovvero dei promemoria per capire se qualcosa è andato storto, se la cliente ha qualche dubbio o se semplicemente il prezzo è troppo alto.
A fine anno avrai una serie di clienti “chiusi” che altrimenti non avresti avuto, ovvero che hanno contrattualizzato con te, ed inoltre un enorme mole di statistiche che ti aiuteranno a capire cosa sta funzionando e cosa no.
Tipologie di CRM
Come ti ho detto all’inizio il termine CRM di presta ad interpretazione, così troviamo una valanga di prodotti gratuiti, che sono poco più potenti della rubrica del tuo telefono e decine di prodotti da migliaia di euro al mese che gestiscono tutto, dalla contabilità agli appuntamenti, dalle to-do list all’automazione del marketing, passando per le statistiche più impensabili e la gestione degli appuntamenti e dei calendari.
Trovare il CRM giusto può essere decisamente complicato, voglio quindi dividere i prodotti ad oggi in commercio in tre macro-categorie.
Non è una divisione ufficiale e riconosciuta, penso però che possa aiutarti per semplificarti la vita.
- CRM trattative
- CRM gestionale
- CRM + ERP
Queste tre categorie possono soddisfare tutti, dal fotografo che lavora da solo e necessità di una migliore gestione all’agenzia con centinaia di fotografi e commerciali che ha bisogno di centralizzare e gestire decine di migliaia di informazioni.
Quale CRM scegliere
Passiamo adesso al punto focale di questo articolo, ovvero: quale CRM per un fotografo? Qual è il miglior CRM per iniziare a lavorare? Esiste un CRM gratuito per fotografi?
Parto subito col dirti che tutte le soluzioni gratuite hanno dei limiti di utilizzo importanti, ricordiamoci sempre che è necessario un investimento non indifferente per creare questi servizi e che difficilmente le aziende che li producono sono contenti di farli usare “aggratiss”, le dinamiche economiche di questi prodotti non sono infatti quelle utilizzate da Facebook e soci che puntano sulla massa e sulla pubblicità non facendoti pagare l’utilizzo ma vendendo agli inserzionisti spazi pubblicitari.
Tutti i prodotti gratuiti che puoi trovare hanno come unico scopo quello di farsi acquistare. E lo fanno in maniera subdola, ti danno funzionalità base che ti permettono di testarli ma che rendono, di fatti, impossibile lavorare in maniera soddisfacente, obbligandoti di fatto a passare alla versione a pagamento oppure a scendere ad importanti compromessi lavorativi.
Active Campaign: CRM ed Automation Marketing
Non è una sorpresa, sono sempre stato un sostenitore di Active Campaign ancora prima di fondare Active Powered con il mio socio Stefano.
Active Campaign è una potente soluzione di Automation ed E-mail marketing, che ti consente di automatizzare i tuoi Funnel di Vendita (ed ovviamente la tua newsletter) in maniera piuttosto importante, è un prodotto completo dal prezzo accessibile (parte dai 9euro al mese con abbonamento annuale o 15euro con abbonamento mensile).
Molti non sanno che dalla versione PLUS, oltre ad avere diverse funzionalità aggiuntive utili per la parte di marketing, viene aggiunto anche il CRM, servizio su cui Active Campaign ha puntato parecchio negli ultimi anni, sviluppando e migliorando anche l’APP per cellulare e tablet.
Il CRM di Active Campaign è l’ideale per chi vuole avere una soluzione integrata di marketing e gestione delle trattative ed è l’ideale sia per il singolo, sia per l’agenzia più esigenze, gestendo già nella versione base fino a 25 agenti/fotografi/commerciali.
Il costo parte da 49euro al mese (piano annuale) ed include già le 25 licenze per utenti aggiuntivi.
PRO
- Ideale per chi utilizza già Active Campaign
- Perfetto per centralizzare la parte di marketing online e quella delle trattative (anche offline)
- Molto potente e flessibile, si adatta ad ogni tipo di richiesta
- Si integra con tutte le funzionalità di Active Campaign, incluse le automazioni
- Il costo include già 25 collaboratori esterni
- Assistenza, guide e tutoraggio gratuito ed in italiano tramite Active Powered
- App disponibile per tutti i dispositivi
- Tracciamento avanzato degli utenti
CONTRO
- Richiede tempo per essere padroneggiato
- Non esiste una versione gratuita ma solo il trial gratuito di 14 giorni
- Il prezzo aumenta al numero dei contatti, essendo legato alla struttura di prezzi della parte marketing
- Non gestisce la parte documentale (preventivi, fatture ecc.)
- Le statistiche sono un po’ carenti e non sempre chiarissime
–>Vai ai prezzi di Active Campaign
Sono aperte le iscrizioni alla LISTA DI ATTESA per FotoHero, la prima community dedicata esclusivamente a fotografi PROFESSIONISTI.
Un luogo dove NON IMPARI A FOTOGRAFARE, ma ad ottenere più clienti, creare il tuo personal brand e migliorare il tuo posizionamento online.
Stai per assistere al lancio di qualcosa di mai visto! Vuoi scoprire di cosa si tratta?
Lascia qua i tuoi contatti ed appena lanceremo sarai il primo a saperlo!
Pipedrive
Pipedrive è un CRM specializzato nella gestione delle trattative di vendita, come Active Campaign si integra con la tua mail e con il tuo calendario, ma aggiunge delle interessanti funzionalità, come il tracciamento delle chiamate e la creazione delle offerte a partire da queste. In pratica dopo ogni chiamata ti apre un pop-up sul telefono che ti chiede se deve essere trasformata in trattativa. Utile per chi passa la propria vita al telefono ed è stanco di trovarsi con mille foglietti qua e la.
Si integra con servizi esterni tramite Zapier e si sincronizza nativamente con il tuo calendario di Gmail od Office365
PRO
- Ideale per chi lavora in mobilità
- Ottima interfaccia web, sia da desktop che da APP
- Interessanti funzionalità di integrazione con il telefono
- Veloce e semplice da usare e configurare
CONTRO
- La versione “Base” è troppo limitata, bisogna partire dalla “Avanzata” che costa € 24,90/Utente al mese
- Ogni persona deve acquistare una licenza
- Molte funzionalità aggiuntive (come il tracciamento degli utenti) richiedono un canone a parte
- Assistenza in lingua inglese
- Nessuna versione gratuita, come per Active Campaign esiste solo la versione Trial da 14 giorni
Sellf
Sellf è un progetto italiano, nato come CRM mobile (da utilizzare esclusivamente via cellulare) è evoluto parecchio negli ultimi anni, divenendo un progetto interessante e completo.
È un sistema CRM puro per quanto riguarda le trattative con un’integrazione nativa con Fatture in Cloud, ideale per gli agenti di commercio o per chi ha una forza vendita che necessita di un sistema di gestione completo delle trattative, ma è utilizzabile senza problemi anche da un fotografo in solitaria.
È ideale per tutti quei fotografi che lavorano da soli ma non vogliono perdersi per strada le trattative aperte, oppure per chi ha una persona che si occupa specificatamente delle offerte fatte ai clienti. Il prezzo parte da € 19,00 + iva per un abbonamento base mensile oppure € 180,00/anno scontato.
PRO
- Estremamente semplice da utilizzare
- Collegamento nativo con Fatture in Cloud
- Costo molto basso per un singolo agente
- Prodotto ed assistenza in italiano
- Tracciamento delle chiamate
CONTRO
- Ogni persona deve acquistare una licenza
- Predilige l’utilizzo in mobilità
- Verticale e specializzato per venditori ed agenti
- Nessuna versione gratuita, come per Active Campaign esiste solo la versione Trial da 14 giorni
CRM Avanzati
Non ha senso che introduca dei CRM più avanzati di quelli che ho elencato sopra, il motivo è che, mentre i tre citati sono prodotti adatti anche a singoli fotografi e piccole realtà, prodotti come Hubspot, SalesForce, Microsoft Dynamics, Zoho e Bitrix24 sono invece da considerarsi “Enterprise”.
Alcuni di questi hanno anche delle versioni gratuite, ma sono ottimizzati per chi ha esigenza di prodotti decisamente più complessi, che cadono nella tipologia ERP, ed a mio avviso, a parte grossi Studi Fotografici (che devono essere seguiti caso per caso) non hanno senso per il classifo Fotografo o il piccolo Studio (diciamo 5 – 10 dipendenti).
Non solo per il prezzo, che inizia a lievitare parecchio, partendo da centinaia di euro al mese, ma per la complessità che richiede un team o comunque del personale dedicato all’utilizzo per poterli sfruttare al meglio.
Alternative Gratuite
È vero, poco sopra ho detto che non ci sono delle vere soluzioni gratuite di CRM, però ci sono dei servizi interessanti che, con i limiti del caso, possono essere adattati alle esigenze del fotografo. Nono sono dei veri CRM ma, con un po’ di fantasia e qualche video su YouTube, ci possiamo avvicinare a qualcosa di utile.
Senza citarne mille tipologie diverse, il mio consiglio è quello di andare dritto su Trello.
Un prodotto gratuito (che ovviamente ha anche delle versioni a pagamento per i più esigenti) che può trasformarmi agilmente in un semplice CRM ed in un gestore di To-Do (che è il suo lavoro principale).
Lo consiglio ai fotografi che non hanno budget e lavorano da soli (massimo 2) con semplici esigenze di seguire le trattative.
PRO
- Servizio in Italiano
- Potete sistema di to-do
- Adattabile a diverse esigenze
- Ottima APP per smartphone
- Gratuito per tutto quello che potrebbe servirti
- Molti template già pronti all’uso
CONTRO
- Non è un CRM, ma una to-do list evoluta che si può adattare
- Nessuna rubrica o sincronizzazione con i contatti
- Nessuna sincronizzazione e gestione degli appuntamenti
- Gestione delle trattative fin troppo semplificata (ma ripeto, non è un CRM)
- Nessuna statistica o tracciamento degli utenti
